Cómo hacer un acta de entrega de alquiler
Un acta de entrega es el documento que arrendador y arrendatario firman cuando se entregan o devuelven las llaves de una vivienda en alquiler. Bien hecha evita el 80 % de las discusiones por la fianza, porque deja por escrito y con fotos el estado real del piso el día en cuestión.
Actualizado: 20 de mayo de 2026 · 6 min de lectura
Qué es un acta de entrega y por qué importa
El acta de entrega es un documento privado entre las partes que describe el estado del inmueble en el momento de entregar o devolver las llaves. No es obligatoria por ley, pero es la prueba más sólida que existe a la hora de reclamar la fianza, defenderse de una reclamación o justificar un desperfecto.
Sin acta, todo se reduce a la palabra de uno contra la del otro. Con acta, hay un documento firmado por ambas partes con fotos fechadas que vale como prueba documental en un juicio verbal o en un acto de conciliación.
Qué debe contener un acta de entrega completa
Para que sirva en caso de disputa, el acta tiene que reunir varios bloques de información. Ninguno es opcional si quieres protegerte frente a una reclamación posterior.
- Identificación de las partes: nombre completo y DNI/NIE del arrendador y del arrendatario.
- Datos de la vivienda: dirección completa, planta, puerta y referencia catastral si la tienes.
- Tipo de acta: entrada (entrega de llaves al inquilino) o salida (devolución al casero).
- Inventario por estancia, con descripción del estado y fotos de cada habitación.
- Lecturas de contadores de agua, luz y gas en el día de la firma.
- Llaves entregadas: número, tipo y a quién se entregan.
- Observaciones, defectos preexistentes y acuerdos verbales relevantes.
- Firma de ambas partes con fecha, lugar y aceptación expresa.
Cómo redactarlo paso a paso
El orden importa menos que la coherencia: lo importante es no saltarse ningún bloque y dejar las fotos asociadas a la estancia correspondiente, no en un cajón de sastre al final.
- Empieza por los datos generales: identidades, dirección y fecha.
- Recorre el piso estancia por estancia. Haz fotos antes de tocar nada y describe lo que ves.
- Anota las lecturas de los tres contadores. Si puedes, fotografía cada display.
- Apunta el número exacto de llaves entregadas o devueltas, separando portal, vivienda, buzón y trastero.
- Cierra con un apartado de observaciones donde se reflejen acuerdos puntuales (limpieza pendiente, mueble que se queda, etc.).
- Firma con la otra parte. Si es a distancia, una firma electrónica simple con casilla de aceptación e IP registrada es suficiente para un acta privada.
Validez legal y firma electrónica
Un acta firmada electrónicamente con firma simple — nombre, email, aceptación y registro de IP y user-agent — es plenamente válida como prueba documental. Está amparada por el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) y por la jurisprudencia que reconoce el valor probatorio de los documentos electrónicos en el procedimiento civil.
No es firma electrónica cualificada (la que se hace con certificado digital o DNI electrónico), pero para una disputa de fianza entre particulares no hace falta llegar a ese nivel.
Errores frecuentes que invalidan el acta
- Fotos sin fecha o subidas días después: pierden valor probatorio.
- Firmar solo una de las partes: deja de ser un acuerdo bilateral.
- No leer los contadores el mismo día: abre la puerta a discusiones sobre consumos.
- Mezclar el acta de entrada con la de salida en un mismo documento.
- Describir el estado con generalidades del tipo "todo correcto" en lugar de detallar.